En el posteo sobre Movilidad patrimonial, algunas cuestiones para pensar... estudiamos los conceptos de componentes patrimoniales y sus variaciones. Si están leyendo este posteo, quiere decir que ya leyeron los dos anteriores de este trayecto: Sistemas de información y Estados Contables: Rubros y cuentas, con lo cuál podemos avanzar con algunas cuestiones más técnicas y adentrarnos definitivamente en el corazón de la materia.
Comencemos por reescribir la historia contada de Ricachón en el trayecto anterior. No la Historia en sí, sino cómo transitó sus primeras operaciones comerciales y sus posteriores registros contables; ahora sí, respetando terminología y herramientas de la técnica contable.
Dijimos que el Sr. López comenzó su actividad comercial con un aporte de dinero en efectivo de $ 100.000. habíamos dicho en su momento que ei PATRIMONIO se forma con el aporte de los socios y el Sr López hizo todo su aporte en dinero en efectivo.
El dinero es un bien, por lo tanto tuvo un incremento en su ACTIVO (A+). Su capital también se incrementa en $ 100.000. En este momento su capital es igual al PATRIMONIO NETO (PN+).
Ahora bien. Vamos a empezar por utilizar dos herramientas que nos brinda la técnica contable para poder registrar correctamente cada operación que la empresa realiza. Esas herramientas son:
- La identidad contable
- Las cuentas
Antes de empezar, recordemos que siempre que tengamos que registrar alguna operación, esta tiene dos partes. Siempre hay dos movimientos. Esto sucede porque se tiene que mantener la igualdad en la identidad patrimonial. (Recuerden las variaciones patrimoniales).
Aclarado esto, sigamos con las cuentas. Cuando tenemos que registrar los movimientos de efectivo, utilizamos la cuenta CAJA. En este caso, como vimos en el posteo anterior (Estados Contables: Rubros y cuentas) las cuentas de ACTIVO, cuando AUMENTAN se anotan en el DEBE.
Hasta acá, tenemos resuelto la primera parte de la operación, nos falta ver la segunda. ¿Que otra parte del Patrimonio se modificó con el aporte del socio?. Veamos, ¿Hay otro ACTIVO?. NO. ¿Un PASIVO?, tampoco. Entonces, si trasladamos esto a la identidad patrimonial tenemos:
Es decir que el dinero forma parte del Patrimonio Neto, específicamente en una cuenta que se denomina CAPITAL. Como toda cuenta de Patrimonio Neto que AUMENTA, se anota en el HABER.
Analicemos. tenemos una CUENTA para cada elemento patrimonial. Cada CUENTA tiene características que le son comunes a todas las cuentas (Nombre, Debe, Haber y Saldo) y características propias que dependen del grupo al que pertenecen. Así por ejemplo, las cuentas de ACTIVO AUMENTAN SU SALDO cuando tienen anotaciones en el DEBE (la parte izquierda de la cuenta) mientras que los SALDOS de las CUENTAS de PATRIMONIO NETO y PASIVO lo hacen en el HABER (parte derecha de la cuenta). Tal como ocurrió en la primer operación de RICACHÓN.
Dijimos también en el posteo anterior que los saldos de las cuentas es lo que se traslada a los Estados Contables. Por lo tanto, si hoy fuese el cierre del Estado Contable de RICACHÓN, el mismo se podría mostrar de la siguiente manera:
¿Les parece conocido todo esto?. Claro, es lo mismo que lo visto en Movilidad, pero ahora con el nombre de las cuentas. Ahora es más técnico. Pero no cambia nada, seguimos analizando las operaciones de la misma manera.
Luego del aporte, compró un horno valuado en $ 50.000 que lo va a pagar en 5 cuotas mensuales de $ 10.000 al proveedor Hornos el marcospasense. ¿Cómo reflejarían esa compra en el PATRIMONIO de Ricachón, hora utilizando cuentas?.
¿Cuales son los dos componentes patrimoniales que se modifican?. Por un lado aumentan los bienes de la empresa ya que compró un Horno. Ese horno esta destinado a la producción de pan, por lo tanto forma parte de la cuenta MAQUINARIAS, que como AUMENTA y es del ACTIVO, de DEBITA (Anota en el DEBE, en la parte izquierda de la cuenta).
Por otro lado, aumentan las deudas con uno de nuestros PROVEEDORES. La cuenta del PASIVO que vamos a utilizar se denomina ACREEDORES VARIOS. Esta es una cuenta del PASIVO y se usa para registrar aquellas deudas que la empresa contrae solo de palabras, sin la firma de ningún documento por aquellos bienes o servicios que no son insumos o mercaderías.
En este caso estamos comprando un horno, que no vamos a usar para venderlo, sino para producir. Como tenemos más DEUDAS que antes de la compra del horno, el PASIVO, AUMENTA. Los aumentos de PASIVO se ACREEDITAN (Se anotan en la parte derecha de la cuenta, en el HABER).
Ambas cuentas por el total de la operación, es decir $ 50.000. Entonces podemos expresar la identidad y las cuentas que intervienen así:
Pero... ¿dónde están las cuentas CAJA y CAPITAL?. Están en nuestro sistema contable. No hace falta que mostremos todas las cuentas, solo vamos a ver aquellas que necesitamos. Recordemos que tendríamos que tener un libro por cada una de las cuentas que usamos. Si queremos ver la situación de cada una de ellas, solo las tenemos que buscar ahí.
También dijimos que hoy en día, no son libros sino archivos informáticos. Así que no desesperen. A modo de clarificar las cosas, vamos a ver las cuatro cuentas que la empresa utilizó hasta ahora:
y ya que estamos... también ponemos el Estado Contable....
Veamos que pasó en contablemente cuando compró una mezcladora por un valor de $ 35.000, que esta vez pagó en efectivo. ¿Cómo reflejamos esta operación utilizando las cuentas?. Básicamente, hacemos lo mismo que antes cuando identificamos los bienes.
Primero identificamos los componentes del PATRIMONIO que se ven afectados. Hay un aumento del ACTIVO, porque se incrementan los bienes de Ricachón destina a la producción y, como en el punto anterior, lo vamos a registrar también como MAQUINARIAS. Pero a diferencia de la compra del Horno donde se generó una deuda, acá tenemos una disminución del ACTIVO porque se pagó con dinero. ¿Que cuenta tenemos que usar cuando pagamos en efectivo?. Si, CAJA. Pero esta vez disminuye. Veamos.....
Miremos un poquito que pasó con las cuentas. En la imagen que sigue a este párrafo van a identificar claramente la variación. Miren como la disminución de la CUENTA CAJA, se convierte en le aumento de otro ACTIVO, la CUENTA MAQUINARIAS, por el importe de la operación de compra.....
Clarito, no......
Sigamos... Ricachón comenzó su producción, Para ello compró, con dinero en efectivo, los insumos necesarios para empezar a producir el pan. Compró 10 Kg de Harina a $ 500, 1 Kg de sal a $ 50, 1 Kg de levadura a $ 250 y 2 Kg de manteca a $ 200 para la producción de sus primeros 10 Kg de pan.
Primero identifiquemos la cuentas. Los insumos que se compran son bienes, por lo tanto hay un aumento del ACTIVO, en la CUENTA INSUMOS por un importe igual al valor de la compra. Si bien es cierto que la empresa va a llevar un control de la compra y uso de cada bien en particular, a los efectos de este curso, no es necesario...... aún.
Como se pagó en efectivo, disminuye, como en la operación anterior CAJA por el mismo importe. Veamos como queda......
En esta operación logran ver la variación patrimonial?. Si prestan atención la identifican fácilmente...
Hasta acá vimos las primeras operaciones de la empresa RICACHÓN. Vimos como el dueño hizo el aporte correspondiente para darle nacimiento a la empresa, como compró maquinarias e insumos para iniciar el proceso de producción y como empezó a fabricar sus productos para vender.
Antes de vender tenemos que hacer un pequeño ajuste en nuestro sistema contable, es decir tenemos que registrar los productos terminados (es decir, comunicarle al sistema que los insumos que compramos ya se transformaron en pan). Para esto hay que identificar que componentes del patrimonio se modificaron.
Obviamente, los INSUMOS, ya no los tenemos como tal, por lo tanto DISMINUYERON. Miremos el patrimonio.... Los INSUMOS se transformaron en otro ACTIVO, que AUMENTÓ: el pan. Para nuestro sistema el pan es el bien que destinamos a la venta, por lo tanto lo vamos a registrar en la CUENTA MERCADERÍAS.
Luego de este ajuste, tendríamos que estar acá.....
Para resolver algunas situaciones relacionadas con la producción, una vez que esta finaliza, la empresa tuvo que adquirir los bienes que necesitaba. Así compró 2 cuchillos por $ 500 cada uno; 4 cucharas por $ 450 cada una y 10 bandejas por valor de $ 1.000 cada una. También adquirió 4 estanterías por valor de $ 3.500 cada una. Todo en Efectivo.
Como vimos, compró bienes, por lo tanto tuvo un AUMENTO en su ACTIVO. La CUENTA que vamos a utilizar se denomina MUEBLES y ÚTILES. En esta cuenta registramos aquellos elementos que nos permitan desarrollar nuestras actividades comerciales que reúnan estas características: que no estén a la venta, que se puedan trasladar o mover y que estén destinados indirectamente a la producción o directamente a la administración. Tal es el caso de todos estos elementos que acaba de comprar.
Como los paga en efectivo, DISMINUYE la CUENTA.... CAJA. Como se habrán dado cuenta CAJA es una de las cuentas que más se utilizan..... Veamos como queda nuestro sistema ahora.
Muy bien, ya estamos listo para vender.... y no. Necesitamos por lo menos dos cosas más: Un mostrador y una tickeadora fiscal. El mostrador capaz que puede faltar, pero la tickeadora, nop.
Entonces ahí vamos de nuevo. Un mostrador que vamos a pagar en efectivo por valor de $ 2.800 y una tickeadora fiscal que vamos a pagar en tres cuotas sin documentar de $ 4.000 cada una en forma mensual y consecutiva.
Analicemos... ¿Cómo se modifica nuestro patrimonio en este punto?. Por un lado tenemos un aumento del ACTIVO por el ingreso al PATRIMONIO del mostrador y de la tickeadora.
Con respecto al mostrador, utilizamos la CUENTA de ACTIVO, MUEBLES y ÚTILES, pero por la tickeadora vamos a utilizar otra CUENTA de ACTIVO más específica que se denomina EQUIPOS INFORMÁTICOS.
Por el otro hay una disminución del ACTIVO en la CUENTA CAJA porque el mostrador se pagó en efectivo y un aumento en el PASIVO porque la tickeadora se debe.
Pero en qué CUENTA del PASIVO...... acá se plantea la misma situación que la del horno. No podemos registrar en la CUENTA PROVEEDORES porque esta se usa para la compra de insumos o mercaderías; por lo tanto tenemos que volver a usar la cuenta ACREEDORES VARIOS.
Entonces....
La empresa logra vender toda su producción junta. Se acuerdan cuanto fué el costo de la producción de los 10 Kilos de pan?- Exacto $ 1.000. Para obtener un beneficio (ingreso o Ganancia) tuvo que fijar un precio por encima de esos $ 1.000. Haciendo su análisis de costos y proyecciones de ventas calculó el precio del kilo de pan en $ 120. La operación se hizo en efectivo.
Recuerden que acá hay que tener en cuenta dos operaciones: La venta y el costo. Son dos operaciones distintas, pero íntimamente relacionadas.
Primero la VENTA. Para el registro de esta operación utilizamos la CUENTA VENTAS, que pertenece a al grupo de CUENTAS DE RESULTADOS, en este caso es un RESULTADO POSITIVO o INGRESO. El importe por el que se debe anotar en el HABER es el resultante del precio de venta por la cantidad vendida. En este caso $ 1.200.- ($12o por 10 Kg. de pan). En el DEBE registro el AUMENTO de la CUENTA de ACTIVO CAJA.
Estaríamos en este punto intermedio...
Hasta acá, registramos la venta. Noten que hubo un incremento del PATRIMONIO NETO de $ 1.200; situación esta que es verdad, a medias. Si bien es cierto que la VENTA es de $ 1.200, la verdad que la UTILIDAD que se obtuvo es mucho menor.
Para calcular efectivamente la UTILIDAD de cada VENTA hay que tener en cuenta el COSTO DE VENTAS. En una empresa comercial (aquella que compra y vende en el mismo estado, sin modificar los bienes que comercializa) el costo esta dado por el valor de compra de esos bienes. En una empresa industrial (aquella que modifica los bienes que compra para transformarlos en otro de mayor valor agregado) el costo esta dado por el valor de la producción.
Dado que RICACHÓN trasforma los bienes que compra (INSUMOS) en un producto final, de mayor valor agregado (PRODUCTOS TERMINADOS), el COSTO de la PRODUCCIÓN está dado por el valor total de los INSUMOS UTILIZADOS en la fabricación de pan.
Volviendo a nuestra operación, el COSTO de PRODUCCIÓN es de $ 1.000. Los COSTOS son PÉRDIDAS, ya que es el precio que debemos pagar para poder producir. La contrapartida en esta operación es la DISMINUCIÓN de la cuenta MERCADERÍAS, dado que estas ya no se encuentran en nuestro PATRIMONIO, ya que fueron vendidas.
Veamos ahora.....
Sigamos..... Veamos como registraríamos:
El pago de la factura de luz, en efectivo, por $ 5.000
El pago de la primera cuota del horno.
La luz, el gas, el agua, como familiarmente se conocen estos gastos, para las empresas son PÉRDIDAS, y se registran en la CUENTA de RESULTADOS NEGATIVOS SERVICIOS. Si el volumen que se paga por cada uno de estos es significativo, puede ser que exista una CUENTA para cada uno de ellos. Lo más común es que las PYMES registren todos esos GASTOS en la CUENTA SERVICIOS.
Entonces tenemos una DISMINUCIÓN de los RESULTADOS reflejado en la cuenta SERVICIOS y una DISMINUCIÓN en el ACTIVO en la CUENTA CAJA.
El punto 1. quedaría reflejado de la siguiente manera:
Con respecto al punto 2; habíamos acordado con nuestro acreedor, que el pago de las cuotas del horno se cancelan en efectivo. Por lo tanto acá tenemos una DISMINUCIÓN del PASIVO en la CUENTA ACREEDORES VARIOS por el valor de la cuota N° 1 y una DISMINUCIÓN en el ACTIVO en la CUENTA CAJA por el mismo importe. Entonces.....
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