SISTEMAS DE INFORMACIÓN

LA IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN   PARA   LAS ORGANIZACIONES

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Quienes vivimos en el tercer milenio nos encontramos en un mundo al que llamamos globalizado, es decir que pertenecemos a una civilización que nos permite comunicarnos en tiempo real con cualquier parte del planeta.

Los cambios producidos han alterado tanto las costumbres como los sistemas de producción y de comercialización en todo el mundo. 

Quienes tienen acceso a Internet les es posible conocer cambios  en la moda, avances tecnológicos y obtener información de todo aquello que les interese en el momento en que lo deseen.

La tecnología desarrollada produjo el avance en la electrónica, en la astronáutica, en las telecomunicaciones, en los sistemas de trasmisión de datos. Todo esto ha sido posible por el aprovechamiento de la información disponible, es decir, por el conocimiento, y por la generación de nueva información elaborada a partir de la existente.

Con los cambios ocurridos, las organizaciones basan su crecimiento, su desarrollo exitoso y el logro de sus objetivos en lo acertado de las decisiones que toma. Las “decisiones correctas” siempre están basadas en información exacta y adecuada.

Disponer de información oportuna y de calidad constituye la base del éxito de las organizaciones. La obtención y el procesamiento de los datos disponibles permiten obtener y generar información confiable  que es base de la toma de decisiones.

LOS DATOS Y LA INFORMACIÓN

Según el diccionario, dato es “el antecedente necesario para el conocimiento de una cosa”. Por ello se afirma que los datos por si solos no son de utilidad y si lo son luego se los agrupa de manera inteligente, es decir, luego de ser procesados y transformados en información. 

Cuando pedimos “los datos” de “algo”, en realidad lo que estamos haciendo es tratar de generar un marco de referencia completo que nos permita  comprender aquello en lo que estamos interesados; es decir, que estamos tratando de imaginar cómo es, cómo actúa o cómo se manifiesta aquello sobre lo que estamos preguntando.

Los datos con los que se genera la información, así como la información ya disponible, puede encontrarse dentro y fuera de las organizaciones, y todos suelen ser utilizados para la toma de decisiones.

La forma en que se procesan los datos y se genera la información constituye lo que llamamos procesamiento de datos y sistemas de información. Cuanto más fundamentado y más acertado son los datos, mas eficientes podrán ser las decisiones que se tomen.

SISTEMA DE INFORMACIÓN

SISTEMA es una serie de elementos articulados  de manera tal que constituyen un conjunto integrado, con objetivos propios. Podemos ver a los sistemas como un proceso. En este existen elementos de entrada (que son los datos con que se alimenta este sistema), un proceso, que generalmente es invisible al usuario (En este proceso se transforman los datos y se le da significacia) y el elemento de salida (Que es la información). 

Este proceso hace que el sistema  sea dinámico, ya que cuando alguno de esos elementos cambia o se modifica, cambia o se modifica el conjunto y el resultado en su totalidad.

Como la información esta ordenada y articulada, constituyendo un sistema. Este se denomina, precisamente, sistema de información.

Lo sistemas, pueden ser parte de otros mas grandes que los contengan. Por ejemplo un sistema de información, por si solo no tiene  sentido, si no tiene a quien informar. Es por eso que en las organizaciones, existentes sistemas que dependen o complementan a otros mas amplios. 

Los sistemas administrativos, son un conjunto articulado de disposiciones, procedimientos, recursos y personas con los que cuenta la organización para alcanzar sus objetivos con eficiencia. Recordemos la diferencia entre eficacia y eficiencia.

La eficacia es cumplir un objetivo, y la eficiencia es hacerlo con la menor cantidad de recursos posibles. Sin duda la selección española que ganó el mundial de 2010 fué una selección eficaz, jugo bien, lindo y cumplió el objetivo de ser campeona del mundo. Se cansó de hacer pases y tener la pelota. Pero para hacer un gol daba muchas vuelta. El Bayer, que le metió 8 al Barcelona, fue eficiente. Con dos toques llegaba al arco Catalán y metiá el gol. ¿Se entendió?

En términos empresariales, podríamos decir que la producción china es eficaz, cumple el objetivo, fabrica y produce; pero en términos generales, sus productos duran menos que la de otros países, que si son eficaces en su producción; tal es el caso de las empresas de celulares Huawey (China - Eficaz) y Samsung (Koreana - Eficiente). 

SISTEMA CONTABLE

El sistema de Información Contable forma parte del sistema de gestión de las organizaciones y tiene por finalidad informar a los dueños de las mismas para que estos puedan tomar de decisiones. 

Lo elementos de entrada que este sistema utiliza son los producidos por la actividad económica de la organización, que básicamente está reunida en documentos (como las facturas y los recibos) que respaldan de sus operaciones comerciales. 

Esos datos son los que nos van a decir que operaciones se fueron realizando y mediante una técnica cuya regla básica es la identidad contable que todos conocemos, procederemos a organizarla y ordenarla (Este es e proceso).

El elemento de salida del sistema es la información, con la cual los usuarios de los estados contabes toman decisiones.

EL PROCESO CONTABLE

Un proceso se refiere a una serie de hechos o circunstancias que ocurren en un periodo. En este caso, estamos refiriéndonos a las distintas operaciones que realiza una organización desde su inicio hasta una fecha determinada, denominada fecha de cierre, que dan lugar a anotaciones (registros) contables, sobre la base de comprobantes, y que culmina con la emisión de un informe contable a esa fecha.

El inicio del proceso puede ocurrir en dos circunstancias. En primer lugar, cuando se constituye una empresa o se comienza un negocio, el inicio será el momento en que el o los dueños realizan el primer aporte de capital. A lo largo de la vida de una organización se suceden varios periodos a los que se acostumbra a identificar como ejercicio económico con una duración de doce meses. 

El primer ejercicio va desde el primer aporte de capital hasta la fecha de cierre, a los doce meses. Supongamos que este ejercicio transcurre desde 1º de enero de un año hasta el 31 de diciembre del mismo año. Ese periodo será el del primer ejercicio económico. El 1º de enero del año siguiente comenzará el segundo ejercicio económico hasta el 31 de diciembre de ese año y así sucesivamente.

Pero no es necesario que el ejercicio económico coincida con el año calendario o fiscal. También puede ser que se desarrolle entre cualquier otras fechas (sino solo se crearían empresas los 1° de enero). Por ejemplo, desde el 1º de febrero de un año hasta el 31 de enero del año siguiente. Esto dependerá de  la conveniencia de la organización, o desde la fecha en que se haga el primer aporte para contar desde ella los doce meses. La determinación de la fecha de comienzo y cierre de un ejercicio económico es tomada por el o los dueños en el momento del comienzo del negocio y debe ser respetada todos los años.

Ver ESTADOS CONTABLES 

Ver RUBROS y CUENTAS