ESTADOS CONTABLES - RUBROS y CUENTAS

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Cuando hacemos referencia al concepto de RUBRO, estamos indicando un grupo de elementos patrimoniales que guardan cierto grado de relación y características en común, agrupados según al grupo patrimonial al que pertenecen.

Retomando lo visto en los posteos de Estados Contables y de Sistemas de Información, avancemos un poco mas sobre los RUBROS de los estados contables.

Los ACTIVOS se ordenan por grado de disponibilidad. La disponibilidad es la capacidad que tiene los bienes para convertirse en dinero. Por lo tanto, lo más disponible que existe en una empresa es……. El dinero. ¿Cuales son los principales rubros del activo?. Veamos:

1. CAJA Y BANCOS: En este RUBRO agrupamos el dinero en efectivo, los depósitos a la vista (cuenta corriente), la moneda extranjera y los cheques al día. 
2. BIENES DE CAMBIO: En este RUBRO agrupamos todos los bienes destinados a la producción y a la venta tales como materiales, materias primas, productos en proceso y productos terminados.
3. CRÉDITOS:  En este RUBRO agrupamos todos los derechos que posee la empresa tales como los créditos a la vista, sin documentar y los créditos documentadas (con un pagaré, por ejemplo). También figuran los anticipos de nuestros proveedores y las devoluciones de impuestos que no se hicieron efectivas.
4. BIENES DE USO: En este RUBRO agrupamos todos los bienes destinados al normal funcionamiento de la empresa como son sus instalaciones, sus autos y camiones, sus muebles y demás útiles, como los equipos informáticos, sus terrenos, locales y edificios y de tener, sus maquinarias.

Los PASIVOS se ordenan por grado de exigibilidad. Esto significa que los que tienen vencimientos más próximos, son los que se ordenan primero en el pasivo. ¿Cuales son los principales rubros del pasivo?. Veamos:

1. DEUDAS: En este RUBRO agrupamos todas las deudas que posee la empresa tales como las deudas a la vista, sin documentar y las deudas documentadas (con un pagaré, por ejemplo). También figuran los anticipos de nuestros clientes y las deudas impositivas y previsionales, como las más representativas.

El estado de resultados (Ingresos o Ganancias y Egresos o Gastos) se ordena de acuerdo a los resultados. Estos pueden ser ordinarios o extraordinarios. Los ordinarios son aquellos que provienen de las actividades habituales del ente, por ejemplo, por las ventas de mercaderías; mientras que los extraordinarios son aquellos que por razones excepcionales pueden ocurrir, como por ejemplo algún siniestro

para entender un poco mas lo que acabamos de describir, miremos como se organizan los RUBROS dentro del Estado Contable:

Hasta acá.... ¿cómo vamos?.... Espero que bien. Sigamos. Si miran ese estado contable, notarán que solo están representados los RUBROS y no sus componentes.

CUENTAS                                                                                                                                                       

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Cada RUBRO se compone de partidas patrimoniales. Esas partidas se agrupan por homogeneidad, o dicho de otro modo, por sus características similares.  A esas partidas se las denomina "CUENTAS".

Las CUENTAS, según la doctrina contable, son "Agrupaciones de partidas homogéneas bajo un nombre común". Ese nombre común debe identificar lo que la cuenta agrupa.

Por ejemplo, la CUENTA CAJA, agrupa la moneda de curso legal de denominación peso, independientemente de su valor o de su estructura (sea este billete o moneda). Mientras reúna una de estas características va a formar parte de la cuenta CAJA.

Hay cuentas de ACTIVO, PASIVO, PATRIMONIO NETO, PÉRDIDAS Y GANANCIAS. Las CUENTAS de ACTIVO, PASIVO y PATRIMONIO NETO forman parte del grupo de cuentas PATRIMONIALES, porque representan el Patrimonio de la empresa, mientras que las de PÉRDIDAS Y GANANCIAS del grupo de RESULTADO, porque precisamente muestran los resultados positivos y negativos de la empresa.

ESTRUCTURA DE UNA CUENTA

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todas las cuentas tienen la misma estructura, independientemente del grupo al que pertenecen. Podemos graficarlas de la siguiente manera:

Podemos decir que las cuentas tienen un nombre, el DEBE, el HABER y el SALDO. El NOMBRE representa inequívocamente los componentes patrimoniales que aglutina. El DEBE es la parte izquierda de la cuenta, mientras que el HABER la parte derecha. El Saldo es la diferencia entre el DEBE y el HABER.... Les está resultando familiar todo esto....?

Entonces, ¿para que sirven las cuentas?. Las cuentas son la base de la técnica contable. En ellas se basa todo el sistema de información, ya que son la unidad primaria donde se guardan los datos.

Pero... ¿que es el DEBE y el HABER?... bueno, técnicamente son la parte izquierda y derecha de una cuenta. Tanto el DEBE como el HABER funcionan de acuerdo a lo reglado por la identidad patrimonial. Miren......

si miran la línea que divide la cuenta, notaran que está justo en la misma posición que el signo = de la identidad patrimonial. ¿Qué significa esto?, que la cuenta es la representación gráfica de esa identidad. Dicho de otra forma.... son lo mismo. 

Unos párrafos más arriba mencionamos el SALDO. El saldo es la diferencia entre el DEBE y el HABER y es lo que se expone en los estados contables. ¿Como es esto?. Así. Cuando en un estado contable aparece el nombre de una cuenta y su importe correspondiente, esta mostrando su SALDO, es decir, cuanto tengo de ese elemento patrimonial en ese momento (En la foto).

Pero, y el resto de los movimientos que hubo, ¿donde se reflejan?. La respuesta es........ en la CUENTA de cada uno de esos elementos patrimoniales. La empresa va a tener un libro por cada una de las cuentas que use. No se asusten, hoy en día todo cabe en un pequeño archivo informático de unos pocos megabyte.... pero antes era un poco mas complicado. Ese libro se llama MAYOR.

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Resumamos.... tenemos la identidad patrimonial, la cuenta y el libro mayor. Tres instrumentos contables que representan básicamente lo mismo.

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Acá quiero hacer una aclaración. No importa por que las cosas se llaman como se llaman. La mayoría de los nombres se pusieron por convención, por acuerdos. Es una de las pocas cosas que no tienen un porqué. Aclarado esto, seguimos.

La técnica de registración (es decir, como se utilizan las cuentas) está implícita en la identidad patrimonial (muchos aún la siguen llamando ecuación). 

El dominio de está técnica asegura la correcta registración de los hechos económicos que desarrolla la empresa.

TÉCNICA DE REGISTRACIÓN

La técnica en sí es simple. Solo hay que tener en cuenta los movimientos que se pueden generar dentro de la identidad patrimonial. Miren el siguiente gráfico de una cuenta cualquiera. 

Miren con atención, no hay nada nuevo. En esta cuenta lo que estamos viendo es simplemente.... variaciones patrimoniales.... pero un poco más ordenadas. Veamos.,,,,

En el DEBE se anotan (registran) los aumentos de ACTIVO y en el HABER los aumentos de PASIVO y PATRIMONIO NETO. en cambio si hay disminuciones se anotan en el lado contrario. Así las disminuciones de ACTIVO se anotan en el HABER y las de PASIVO y PATRIMONIO NETO en el DEBE.

Con respecto a las PÉRDIDAS y GANANCIAS (resultados) es más simple. Las pérdidas se anotan en el DEBE y las Ganancias en el HABER.

Con respecto a los SALDOS, las cuentas de ACTIVO tienen que tener SALDO DEUDOR o SALDADA, es decir que siempre el DEBE tiene que ser mayor o igual al HABER, nunca menor. Porqué?, porque por ejemplo no podemos tener - 3 pesos o vender - 3 kilos de pan. Las cuentas de PASIVO y PATRIMONIO NETO tienen que tener SALDO ACREEDOR o SALDADA. 

Las cuentas de Pérdidas tiene saldo DEUDOR y las de Ganancia ACREEDOR.

Hasta acá lo general..... ahora vamos a ver que pasa con cada RUBRO y sus cuentas estudiando los principales procesos que realiza la empresa.

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